Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych jest bardzo powszechną praktyką, na którą przełożony powinien wyrazić zgodę. W jaki sposób można rozliczyć się z korzystania z samochodu służbowego? Czy trzeba spisywać umowę?
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia do pracy. Dotyczy to nie tylko narzędzi biurowych, lecz również samochodu służbowego. Jest to konieczne w takich zawodach jak kurier, manager regionalny, czy przedstawiciel handlowy.
Pracownik za zgodą przełożonego może wykorzystać samochód służbowy do celów prywatnych. Samowolne wykorzystanie pojazdu do celów prywatnych jest zabronione. W skrajnych przypadkach pracodawca może za to zwolnić pracownika dyscyplinarnie.
Jeśli pracownik chce wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych, to powinien mieć stosowne upoważnienie od swojego przełożonego. W upoważnieniu powinny być zawarte zasady korzystania z samochód służbowego w prywatnym czasie.
Samochód służbowy jest elementem tzw. powierzonego mienia pracowniczego (zgodnie z art. 124 Kodeksu Pracy). Tym samym w pełnej wysokości odpowiada za szkodę. Według kodeksu pracy nie ma znaczenia czy szkoda powstała w czasie godzin pracy, czy w czasie wolnym.
Za koszt eksploatacji samochodu w czasie pracy odpowiada pracodawca, natomiast za koszt eksploatacji samochodu w czasie wolnym odpowiada pracownik. Przełożony i pracownik mogą ustalić inne zasady korzystania z samochodu służbowego. Powinny być bardzo dokładnie sprecyzowane i podpisane przez obie strony.
Jeśli pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, oznacza to uzyskanie przez pracownika dodatkowego przychodu, który musi zostać opodatkowany. Wysokość tego świadczenia określa art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Jeśli samochód służbowy będzie wykorzystywany tylko przez część miesiąca, to wysokość świadczenia wynosi 1/30 z powyższych kwot za każdy dzień używania samochodu służbowego.
Jeśli pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych, to ponosi koszty związane ze składkami ZUS. Podstawą ich naliczania jest wysokość świadczenia, które przysługuje pracownikowi za nieodpłatne korzystanie z samochodu służbowego.
Koszty związane z zakupem paliwa, co do zasady są ponoszone przez pracodawcę. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych. Wtedy to pracownik ponosi koszty paliwa.
Pracownik może używać samochodu służbowego do celów prywatnych, lecz może to zrobić tylko za zgodą pracodawcy. W tej sytuacji korzystanie z samochodu służbowego jest przychodem pracownika, który podlega pełnemu oskładkowaniu (podatek + ZUS). Prywatne zużycie paliwa jest również przychodem, który musi być rozliczony.
Fot. główna: Arteum.ro/unsplash.com
